自然人电子税务局(扣缴端)人员信息采集流程及注意事项

说起来，企业财务人员最头疼的环节之一就是员工信息采集。如果这一步没做好，后续的工资申报、个税计算、专项附加扣除下载统统都会卡壳——系统会直接提示“未采集人员信息”或“人员状态异常”，当月申报根本提交不了。所以，从新员工入职到老员工离职、返聘，每一步都得在自然人电子税务局（扣缴端）里处理得清清楚楚。

新员工单个添加操作

第一步：登录扣缴端，点击左侧菜单栏【人员信息采集】→【添加】→【境内人员】。

第二步：在弹出的窗口中如实填写姓名、身份证号码、手机号、任职受雇从业时间（必须填，且不能是未来日期），其他带*号字段为必填项。注意：

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第三步：点击【保存】，返回人员列表页。此时员工状态显示为“正常”，但尚未同步到税务系统后台。

第四步：勾选刚添加的员工，点击上方【报送】按钮，等待弹窗显示“报送成功”才算真正完成。

批量导入人员信息

方法一：模板下载与填写
点击【人员信息采集】→【导入】→【模板下载】，获取最新Excel模板。用Excel打开后，只修改黄色标亮的必填列（姓名、证件类型、证件号码、手机号、任职受雇从业时间），其他灰色列不要删、不要改格式、更不要插入空行。

方法二：文件导入与校验
填写完毕后另存为Excel 97-2003格式（.xls）或Excel工作簿（.xlsx），回到扣缴端点击【导入】→【导入文件】→选择该文件→点击【确定】。系统会自动校验，如果提示某行错误，双击错误提示就能定位到具体单元格。常见问题包括：身份证位数不对、手机号不是11位、任职时间为空或为非法日期。

导入成功后，人员默认为“正常”状态，但必须手动勾选全部导入人员→点击【报送】，否则税务端查不到任何记录。

离职人员标记与报送

登录扣缴端进入【人员信息采集】页面，找到离职员工，双击打开编辑页。

在编辑界面填写实际离职日期，系统会自动识别并标记为非正常状态。

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重点确认“是否离职后补发工资”：如果涉及补发年终奖、绩效、经济补偿金等，选“是”，并在下方补发税款所属月份中选择对应月份（可多选）；如果没有补发，直接选“否”。

点击【保存】→返回列表页→勾选该员工→点击【报送】。这一步千万不能省略，否则系统仍会将其当作在职人员持续申报，进而触发大数据预警。

非正常人员重新启用（如离职员工返聘）

点击【人员信息采集】→右上角【更多操作】→【显示非正常人员】。

在人员列表顶部展开查询条件，勾选“人员状态：非正常”，输入姓名或身份证号快速定位。

双击该人员进入编辑页，清空“离职日期”栏（留空），任职受雇从业时间按返聘实际起始日更新，其他信息核对无误后点击【保存】。

返回列表页，勾选该人员→点击【报送】。此时系统会重新将其状态同步为“正常”，后续申报才能带出此人的数据。